Beschaffungsguidelines

Die Leitlinien für die Beschaffung von IT-Hardware umfassen funktionale, technische und umweltorientierte Kriterien für die Produktgruppen Monitore, Notebooks, Drucker und Server. Die empfohlenen ökologischen Kriterien decken verschiedene Aspekte der Energieeffizienz und Materialeffizienz ab.

Rechenzentrum mit Computern und Speichersystemen

Quelle: iStock/sdecoret

Der Energiebedarf von IT-Anwendungen im öffentlichen und privaten Dienstleistungssektor einschließlich Server und Datenspeicherung ist ein wesentlicher ökologischen Faktor und auch Kostenfaktor. Der Energieverbrauch für digitale Prozesse im EU-Raum insgesamt einschließlich Endanwendungen steigt derzeit um ca. 4 % pro Jahr. Laut internationalen Studien hat sich der Energiebedarf alleine in Rechenzentren innerhalb der letzten 10 Jahre um etwa 40 % erhöht. Wesentliche Treiber dieser Entwicklung sind Dienste wie Streaming, allgemeine webbasierte Informationsservices sowie auch die externe Datenspeicherung in Clouds.

Im Bereich der IT-Endgeräte, wie Notebooks oder Mobiltelefone, tragen besonders auch kurze Produktnutzungszyklen zu negativen Umweltwirkungen bei. Konzepte zur Verlängerung der Produktnutzungsdauer und zur Forcierung von Recycling und Remanufacturing sind hier wesentliche Ansatzpunkte zur Verbesserung der Ressourceneffizienz. Unterstützung bieten dabei auch verschiedene international anerkannte Umweltzertifikate. Die Managementverantwortung für die IT-Hardware und Infrastruktur ist heute in der Praxis vielfach fragmentiert oder dezentralisiert. Das führt mitunter zu suboptimalen nicht effizienten Lösungen. Für effektive Optimierungen sollte die Managementstrategie für die IT- und Infrastruktur möglichst weitgehend abgestimmt sind.

Outsourcing

Eine Auslagerung von Services an externe Service-Provider und in IT-Clouds kann je nach Situation Vorteile hinsichtlich Raumnutzung, Management, Betrieb und Sicherheit bringen. Der tatsächliche Nutzen hängt jedoch sehr stark von der Ausgangssituation und den spezifischen Anwendungsanforderungen ab. Eine teilweise kolportierte verbesserte Ressourceneffizienz oder Energieeffizienz durch Outsourcingkonzepte konnte bislang allerdings nicht bestätigt werden.

Grundlagen

Die dynamische Entwicklung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien macht es erforderlich, dass Beschaffungskriterien fortlaufend aktualisiert und angepasst werden. Damit entsprechend innovative ressourceneffiziente Lösungen eingesetzt werden können, sind die Anforderungen an das Equipment möglichst umfassend in Form von funktionalen, performancebezogenen und effizienzbezogenen Kriterien zu definieren. Je höher der Grad der geplanten Erneuerung, umso größer ist der Spielraum für innovative effiziente Lösungen.

TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)

Für die Kostenbewertung in Beschaffungsprozessen wird zunehmend eine ganzheitliche Kostenbetrachtung angewendet, die auch sämtliche Kosten während der Produktnutzung berücksichtigt. Die Beschaffungskosten stellen in dieser Gesamtbetrachtung nur einen Teil dieser Gesamtkosten dar. Die Betriebskosten über die Nutzungsdauer der Systeme können bis zu einem Vierfachen der Beschaffungskosten betragen. Als Grundlage für das Systemdesign und die Beschaffung ist daher eine Gesamtkosten-betrachtung auf Basis der Total Cost of Ownership (TCO) oder Life Cycle Costs (LCC) wesentlich. Die Gesamtausgaben für IT-Hardware und Infrastruktur werden klassisch in Kapitalinvestitionen (CAPEX) und Betriebskosten unterteilt (OPEX):

TCO = Facility(CAPEX) + Facility(OPEX)+ IT(CAPEX) + IT(OPEX)

Eine TCO-basierte Bewertung von Angeboten erlaubt eine umfassendere Berücksichtigung von Kriterien wie Energieverbrauch, Energiekosten und anderen lebenszyklusorientierten Kosten. Dabei ist es wesentlich, dass alle Anbieter denselben Ansatz zur TCO-Bewertung verwenden.

Viele Hardware- und Softwarehersteller stellen Berechnungstools für TCO- oder LCC zur Verfügung für eine herstellerunabhängige Bewertung sind allerdings neutrale Tools zu bevorzugen. Ein relativ einfaches Excel-basiertes Tool wird beispielsweise von EPA zur Verfügung gestellt und kann recht einfach auch für die die Anwendung im EU-Raum adaptiert werden (EPA2021).

Einbindung der Anbieter

Eine effektive Möglichkeit zur Abklärung, welche ressourceneffizienten oder energieeffizienten Lösungen am Markt angeboten werden, ist die frühzeitige Einbindung der Anbieter für die Beschaffung. Informationsaustausch mit potenziellen Anbietern vor der Ausschreibung der Beschaffung ist rechtlich legal, sofern die Vorgehensweise transparent und nichtdiskriminierend ist, bzw. keine unfairen Vorteile oder Nachteile für bestimmte Anbieter entstehen.

Vorabklärungen mit Anbietern können auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen, beispielsweise über Meetings mit interessierten Anbietern oder Einholung von konkreten Produktinformationen. Entsprechende Vorabklärungen bieten folgende Vorteile:

  • Die verschiedenen technologischen Optionen können diskutiert und neue technologische Optionen und Systemkonzepte können damit besser identifiziert werden.
  • Die technischen Anforderungen können in den Ausschreibungsdokumenten entsprechend klar beschrieben werden, sind für die Anbieter transparent und erlauben einen fairen Vergleich der Angebote.

In den folgenden Guidelines werden vielfach auch Sollkriterien neben oder anstelle von verpflichtenden Kriterien angeführt. Sie drücken eine Präferenz aus und sind damit weniger streng als verpflichtende Kriterien. Sollkriterien werden häufig auch dann verwendet, wenn nicht bekannt ist, ob ein gewisses Kriterium bereits von einer ausreichenden Zahl von Anbietern erfüllt werden kann. Die Diskussion mit dem Anbietermarkt vor der Ausschreibung kann daher auch zur Klärung der Frage beitragen, ob für gewisse Funktionalitäten und Parameter Musskriterien eingesetzt werden können.

Beschaffungsguidelines

Die Empfehlungen im vorliegenden Leitfaden wenden sich in erster Linie an Beschaffungsverantwortliche für kleinere und mittlere IT-Strukturen